De acordo com uma pesquisa da consultoria Great Place to Work, cerca de 40% dos funcionários no Brasil acreditam que a comunicação interna nas suas empresas é eficiente. No entanto, a comunicação é um fator fundamental que impacta a satisfação e o engajamento dos funcionários.

Na verdade, um estudo da Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial) revelou que a má comunicação pode gerar perdas significativas para as empresas brasileiras, afetando diretamente a produtividade e o clima organizacional. Em outras palavras, se sua comunicação interna estiver deficiente, sua organização sofrerá.

Abaixo, abordaremos por que a comunicação é importante e como melhorar a comunicação interna em sua organização.

A comunicação interna é o processo pelo qual uma organização compartilha informações, recursos e mensagens importantes entre seus diferentes níveis hierárquicos, desde a alta liderança até os gerentes e funcionários. Ela abrange a disseminação de políticas, objetivos, valores e notícias internas, e é crucial para manter todos os membros da empresa alinhados e informados.

Uma comunicação interna eficaz promove um ambiente de transparência, confiança e engajamento, onde todos os colaboradores têm acesso às informações necessárias para desempenhar suas funções de maneira eficiente e colaborar para o sucesso da organização. Além disso, uma boa comunicação interna contribui para a construção de uma cultura organizacional positiva e coesa, ajudando a minimizar mal-entendidos, aumentar a moral e a retenção de talentos.

• Maior produtividade
• Aumento do engajamento dos funcionários
• Melhoria da moral
• Maior eficiência
• Maior colaboração
• Menos erros
• Melhor atendimento ao cliente

A comunicação é crucial para construir um relacionamento forte com seus funcionários. Uma pesquisa recente da Great Place to Work Brasil revelou que, ao serem questionados sobre o quanto os executivos confiam em sua força de trabalho, 75% relataram um alto nível de confiança. No entanto, apenas 55% dos trabalhadores sentem que seus empregadores confiam neles. E apenas 25% dos funcionários brasileiros concordam fortemente que confiam na liderança de sua organização.

Funcionários que confiam e se sentem conectados à organização têm maior probabilidade de estar engajados, resultando em menor rotatividade e aumento da produtividade. Funcionários desengajados custam às organizações brasileiras o equivalente a 20% de seus salários em perda de produtividade.

A comunicação ineficaz custa às empresas brasileiras cerca de R$ 10.000 por funcionário a cada ano. Portanto, a comunicação interna impacta todas as partes do seu negócio.

Antes de criar ou melhorar suas estratégias de comunicação, você precisa entender o que está fazendo agora. Como é a sua estratégia de comunicação atual? Quais são seus objetivos e metas atuais?

Faça uma auditoria do seu processo de comunicação interna e revise os canais que você está usando para se conectar com os funcionários. Isso pode incluir e-mail, chat, memorandos, reuniões de assembleia, conversas individuais, treinamentos, apresentações, integração de novos funcionários e boletins informativos, além de ferramentas ou plataformas de colaboração. Quão eficazes têm sido esses métodos? O que poderia ser melhorado?

Ao revisar sua estratégia, considere quais métricas você usará para medir o sucesso. Isso pode incluir estatísticas de engajamento dos funcionários, feedback e adoção de ferramentas de comunicação pelos funcionários. Defina claramente esses indicadores para que você possa acompanhar o progresso e identificar áreas que precisam de ajustes.

A comunicação interna não deve ser apenas de cima para baixo. Obtenha feedback de seus funcionários e aja com base nele. O feedback é uma ferramenta poderosa para entender as experiências e percepções dos seus funcionários. É também uma maneira simples, mas eficaz, de dar voz aos seus funcionários.

Incorpore ciclos de feedback em suas operações regulares. Faça com que dar e receber feedback seja uma rotina, e isso se tornará uma parte natural da sua cultura. Ao incorporar o feedback em sua estratégia de comunicação, certifique-se de delinear os padrões e expectativas para o feedback.

Ao desenvolver esses padrões, faça as seguintes perguntas:

• Quem dá feedback?
• Como o feedback é coletado?
• Como e quando você responderá?
• Qual é o objetivo do feedback?

Responder a essas perguntas ajudará a estabelecer expectativas claras e ajudará seus gerentes e funcionários a dar e receber feedback de maneira eficaz.

A forma como sua empresa se comunica é uma parte importante da sua cultura organizacional. Projete suas práticas de comunicação de forma intencional para garantir que a comunicação seja eficaz, honesta e envolvente em todos os níveis.

Para fazer isso, você precisará estabelecer melhores práticas e normas para a comunicação interna. Por exemplo, como é o seu processo de integração de novos funcionários? Certifique-se de ter uma prática padrão para novos funcionários, para que todos estejam na mesma página desde o primeiro dia e recebam as informações e treinamentos certos de que precisam para ter sucesso em suas novas funções.

Melhore a comunicação entre departamentos desenvolvendo uma linguagem comum para padronizar a gíria e a terminologia interna. Certifique-se de compartilhar essa linguagem comum com novos funcionários e ao integrar membros da equipe em um projeto.

Além disso, mapeie as expectativas e os canais adequados para como a informação é compartilhada dentro da empresa. Isso inclui como compartilhar notícias da empresa nas redes sociais, como os funcionários podem se conectar com os executivos e como os funcionários devem se comunicar no escritório.

A comunicação aberta incentiva o compartilhamento de conhecimento, colaboração e feedback. Promova a comunicação adotando canais que facilitem a conexão e o compartilhamento entre os funcionários.

Lidere pelo exemplo. Não fuja do feedback dos funcionários ou de conversas difíceis. Responda ao feedback de maneira oportuna e respeitosa. Quando os funcionários veem você modelando a comunicação aberta, e se sentem confiados e respeitados, eles ficarão mais confortáveis trabalhando juntos e se comunicando honestamente.

A transparência cria confiança entre funcionários e empregadores e melhora o engajamento e o desempenho. Sem transparência da liderança, os funcionários podem se sentir incertos sobre o futuro e não entender claramente seus papéis e a razão por trás das estratégias ou decisões importantes.

Actuar com transparência ao manter seus funcionários informados. Setenta e sete por cento dos líderes pensam que as comunicações que compartilham têm o contexto necessário para os funcionários fazerem bem seus trabalhos – no entanto, apenas 46% dos funcionários concordam.

Você pode fechar essa lacuna de algumas maneiras:

• Comunique-se regularmente com seus funcionários por meio de atualizações escritas (como memorandos e boletins informativos) e por meio de reuniões como assembleias trimestrais.
• Documente os processos e operações da empresa e torne-os facilmente acessíveis a todos os funcionários.
• Celebre os sucessos da empresa (e dos funcionários) e reconheça quando cometer erros.

A transparência é sobre honestidade e respeito. Quando você lidera com transparência, seus funcionários recompensarão você com maior engajamento e comunicação mais eficaz.

O cérebro humano processa informações visuais mais rápido e com mais facilidade do que palavras escritas. Visualizar dados e informações pode esclarecer e traduzir ideias complexas, reduzir mal-entendidos e ajudar as pessoas a fazerem conexões entre dados e processos mais facilmente.

Você pode incorporar recursos visuais em seus materiais de comunicação de várias maneiras. Por exemplo, inclua visuais como organogramas em seus materiais de integração, mapeie operações para esclarecer processos de equipe ou de negócios e simplifique as políticas de benefícios por meio de um fluxograma interativo.

Seja apresentando estratégias ou tendências da empresa em uma reunião geral, ou compartilhando ideias para um projeto interdepartamental, use recursos visuais para melhorar o entendimento e garantir que todos estejam na mesma página.

À medida que mais funcionários trabalham remotamente e as empresas operam em locais distribuídos, a tecnologia se torna uma solução de comunicação cada vez mais importante. Existem muitas ferramentas de comunicação e colaboração no local de trabalho para escolher. Slack, Google Chat, Zoom e plataformas como Asana ou Lucidchart são apenas algumas. As ferramentas que você usa dependerão do tamanho, da cultura e das necessidades de comunicação da sua empresa.

Ao considerar qual tecnologia usar, o segredo é ser estratégico. Tenha cuidado para não sobrecarregar seus funcionários com muitos canais de comunicação. Muitos plataformas podem dificultar para as pessoas acompanharem informações e conversas.

Tente limitar onde a maior parte da comunicação e colaboração está acontecendo para que todos estejam na mesma página e tenham acesso às pessoas certas e às informações certas.

Finalmente, reforce sua cultura empresarial compartilhando a missão, os objetivos e a visão da empresa com todos os funcionários. Comunique regularmente a estratégia e os objetivos da empresa – traga-os à tona durante conversas individuais e avaliações de desempenho, vincule a visão da empresa aos objetivos dos funcionários e da equipe, e compartilhe atualizações sobre o desempenho da empresa e o progresso em relação a esses objetivos.

À medida que você se comunica regularmente e com transparência sobre os objetivos e estratégias da empresa, ajudará a conectar seus funcionários à sua missão, contextualizar seus papéis dentro da organização e engajá-los mais efetivamente.

A comunicação interna é muito mais do que um boletim informativo trimestral dos executivos ou como o RH entrega mensagens de políticas. É como cada pessoa interage, se comunica e colabora dentro da sua organização – e isso impacta tudo, desde a moral e o engajamento dos funcionários até a produtividade, eficiência e seus resultados financeiros.

Quando feita corretamente, seu plano de comunicação interna pode derrubar silos, construir confiança entre líderes e funcionários e mover sua organização para frente.